با پیشرفت تکنولوژی و نیاز به ذخیره کردن فایل‌ها، رفته‌رفته فرمت‌های ذخیره‌سازی و نحوه‌ی خواندن اطلاعات توسط سیستم هم گسترده‌تر شد. این در حالیه که اکثر کاربران، فایل‌ها و پسوندهای اون‌ها رو نمی‌شناسن. در این مقاله قصد داریم انواع فرمت‌های رایج فایل‌های کامپیوتری رو به شما آموزش بدیم. به‌‍‌طور کلی، در انتهای هر فایلی، مثل فایل‌های تصویری، صوتی، فشرده و… یک پسوند خاص وجود داره که نشون میده این فایل چه مشخصاتی داره و باید برای اجرای اون از چه نرم‌افزارهایی استفاده کنیم. برای آشنایی با این فرمت‌ها لازمه که رایج‌ترین اون‌ها رو بدونیم. در این مقاله با ما همراه باشید.
فرمت‌های فایل‌های صوتی
1. فرمت Mp3
یکی از محبوب‌ترین فرمت‌های رایج خانواده‌ی MPEG، فرمت mp3 هست که به‌عنوان فشرده‌ساز موسیقی در دنیا طرفداران بسیاری داره. با اینکه با گذر زمان فرمت‌های جدیدتری به‌وجود اومد؛ اما mp3 همچنان بهترین فرمت فایل‌های صوتی به‌حساب میاد. این فرمت حجم فایل صوتی رو به شکل قابل توجهی کم می‌کنه و در عین حال کیفیت فایل اصلی رو حفظ می‌کنه.
حجم کم و عدم افت کیفیت دلیل اصلی محبوبیت فرمت mp3 در مقایسه با سایر فرمت‌های رایج در فایل‌های صوتیه.
2. فرمت RA چیه و چه تفاوتی با MP3 داره؟
فرمت RA مخفف عبارت Real Audio هست. این فرمت در اساس و پایه هیچ تفاوتی با Mp3 نداره. هر دوی فرمت‌ها با حفظ کیفیت فایل اصلی، حجم اون رو کاهش میدن؛ اما تفاوت این دو فرمت زمانی مشخص میشه که قانون کپی‌رایت در برخی از کشورها نظیر کشور خودمون رعایت نمیشه. شما با استفاده از فرمت RA یک فایل رو در اینترنت آپلود می‌کنید اما هیچ‌کس نمیتونه اون فایل رو کپی کنه. خب این ویژگی در فایل‌های Mp3 وجود نداره. به همین دلیل فرمت RA در بین تولیدکنندگان موسیقی کاربرد بیشتری داره.
برای پخش این نوع فایل‌ها باید از پخش‌کننده‌های خاصی نظیر Realone Player استفاده کنید.
3. فرمت Wav
فرمت صوتی استاندارد برای سیستم‌عامل ویندوز، Wav هست که در تمامی پخش‌کننده‌ها هم پشتیبانی میشه. این فرمت کیفیت خیلی بالایی داره و بدون شک حجم اون هم زیاده. در سیستم‌عامل ویندوز، اغلب فایل‌های صوتی با این فرمت استفاده میشن.
یکی از نکات مثبت فرمت WAV، پشتیبانی تمام نرم‌ا‌فزار‌ها از اونه.
4. فرمت MIDI
رابط دیجیتال موسیقی یا Musical Instrument Digital Interface نام کامل عنوان MIDI هست و میتونه برای شما فایل‌های موسیقی رو به داده‌های کامپیوتری ترجمه کنه. این فرمت فایل صوتی با وجود قدیمی بودن در بین آهنگ‌سازها و اهالی موسیقی محبوبیت زیادی داره. چرا که میتونن سازهای خودشون نظیر گیتار الکتریکی رو به کامپیوتر وصل کنن و از آهنگ‌هاشون با این فرمت خروجی بگیرن.
فرمت MIDI میتونه صوت‌های مختلف رو از هم تفکیک کنه و کیفیت خروجی اون بستگی به نوع کارت صوتی شما داره.
5. فرمت AU
این فرمت مختص سیستم‌عامل‌های لینوکس و یونیکسه که با استفاده از اون می‌تونید حجم فایل مورد نظرتون رو به شکل چشم‌گیری کم کنید. شما نمی‌تونین از این فرمت استفاده کنید و بعد از فایل نهایی انتظار کیفیت بالایی داشته باشید. در واقع با این مقدار از کاهش حجم، افت کیفیت امری طبیعی به حساب میاد.
فرمت‌های فایل‌های عکس و ویدیو
1. فرمت JPG
یکی از فرمت‌های رایج بسیار کارآمد برای فایل‌های تصویریه که با عنوان JPEG هم شناخته میشه. این فرمت با فشرده کردن فایل‌های تصویری، حجم بسیار کم و کیفیت بسیار بالایی رو در اختیار کاربران قرار میده. نکته‌ای که هنگام چاپ تصاویر با فرمت JPG باید بهش توجه کنید رزولوشن تصویره. فراموش نکنید که مقدار رزولوشن تصویر نباید از 300ppi کمتر باشه چراکه با وجود ppi کمتر، تصاویر چاپ شده با افت شدید کیفیت مواجه میشن.
یکی از مزیت‌های این فرمت اینه که همه‌ی سیستم‌عامل‌ها و پلتفرم‌های موجود از این فرمت پشتیبانی می‌کنن که به شما امکان اعمال تغییرات روی این نوع فایل‌ها رو میده.
2. فرمت GIF
یکی از فرمت‌های رایج در فایل‌های کامپیوتری، فرمت GIF هست. اگر شما از شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌کنید، قطعا با عبارت و پسوند «گیف» آشنایی دارید. این روزها یکی از پرطرفدارترین قسمت‌های شبکه‌های مجازی، امکان ارسال گیف در گروه‌ها و گفت‌وگوهای شخصیه. فایل‌های GIF تصویرهای متحرکی هستن که از اون‌ها برای نمایش هدف‌های خاصی در کم‌ترین زمان ممکن استفاده میشه.
این نوع فایل‌ها اغلب بدون صدان و عموما برای ساخت آیکون‌ها و بنرهای تبلیغاتی از اون‌ها استفاده میشه.
3. فرمت PNG
فرمت‌های PNG بیشتر برای ساخت فایل‌های گرافیکی استفاده میشن و معمولا هدف اصلی استفاده از این نوع فایل‌ها، ساخت لوگو روی وب‌سایت‌هاست. فایل‌هایی که از فرمت PNG استفاده می‌کنن، تصویر زمینه‌ی روشن‌تر و شفاف‌تری نسبت به سایر تصاویر دارن. این شفافیت، برای تصاویر معمولی مناسب نیست چرا که حجم زیادی رو روی فایل تصویری اعمال می‌کنه.
دسترسی به فایل‌های PNG برای تمامی پلتفرم‌ها وجود نداره (برای اجرا به نصب برنامه‌های کمکی نیاز داره).
4. فرمت RAW
این فرمت در اسکنرها و دوربین‌های دیجیتال عکاسی کاربرد فروانی داره و به‌شدت محبوبه. اکثر دوربین‌ها از این فرمت برای ذخیره‌سازی تصاویر استفاده می‌کنن. از خصوصیت‌های این فرمت میشه به دست‌کاری نشدن تصاویر و کم‌حجم نشدن اون‌ها اشاره کرد. اگر شما از یک سوژه یا منظره عکس بگیرید و اون رو به کامپیوتر و برنامه‌ی فتوشاپ منتقل کنید، اگه فرمت اون RAW باشه در مقایسه با فرمت JPG می‌تونید تغییرات بیشتری روی اون اعمال کنید؛ چون فایلی که در اختیارتون قرار می‌گیره خامه. شما حتی می‌تونید نور و طیف‌های نوری رو هم در این فرمت تغییر بدید.
4. فرمت TIFF و دلیل استفاده از این فرمت
این نوع فرمت در فایل‌های تصویری مثل فرمت Mp3 توی فایل‌های صوتی عمل می‌کنه، یعنی حجم فایل اصلی رو بدون افت کیفیت، بسیار کاهش میده و برای آپلود کردن در اینترنت آماده می‌کنه. فرمت TIFF بسیار شبیه فرمت JPG هست. شاید تفاوت عمده‌ی بین این دو فرمت، حجم کمتر فرمت TIFF و امکان ویرایش بیشتر اون باشه. یعنی با استفاده از فرمت TIFF شما برای اعمال تغییرات روی فایل‌های تصویری امکانات بیشتری دارین. این در حالیه که فایل شما در مقایسه با فرمت JPG حجم بیشتری اشغال می‌کنه.
معمولا عکاسان حرفه‌ای از این فرمت استفاده می‌کنن و دلیل اون امکان ویرایش بیشتر و اعمال تغییرات جزئی روی تصاویره.
5. فرمت EPS
کاربران عادی معمولا از این فرمت استفاده نمی‌کنن چرا که استفاده از اون نیازمند آموزش‌های خاصی هست که چندان هم ساده نیستن. علاوه بر سطح دشواری این فرمت، برای ویرایش و اعمال تغییرات در اون هم باید به زبان برنامه‌نویسی مسلط باشین. درنتیجه، همه‌ی کاربران از این فرمت استفاده نمی‌کنن. هدف ما هم از ذکر این فرمت، یادگیری و آشنایی شما با این نوع فرمته.
از مزیت‌های فرمت EPS می‌تونیم به حفظ تمامیت تصاویر در هر ابعادی اشاره کنیم. با استفاده از این فرمت شما می‌تونین تصویر مورد نظرتون رو بدون تغییر کیفیت تصویر در هر سایزی قرار بدید.
6. فرمت PSD
اگه تا به امروز از نرم‌افزار فتوشاپ استفاده کرده باشید، بدون شک با فرمت PSD مواجه شدید. این فرمت مخصوص فایل‌های فتوشاپه و یکی از بهترین فرمت‌هاست. با استفاده از این فرمت شما می‌تونید چند تصویر رو با هم ویرایش یا ترکیب کنید. کلمه‌ی PSD مخفف عبارت Photoshop Document هست که بهترین فرمت موجود برای ویرایش فایل‌های تصویری در برنامه‌ی فتوشاپ به حساب میاد.
نرم‌افزار فتوشاپ بدون افت کیفیت، این امکان رو به شما میده که فایل‌های خودتون رو در زمان خروجی گرفتن با فرمت دلخواه ذخیره کنید.
7. فرمت AI
فرمت Adobe Illustrator یکی از فرمت‌های رایج دیجیتالی بسیار کارآمده که درزمینه‌ی ساخت لوگو کاربرد داره. این فرمت، تصاویر رو بر مبنای ایجاد پیکسل نمی‌سازه. روش ساخت فایل‌های تصویری در فرمت AI، بر اساس خطوط ترکیب‌شده است. در این روش، کاربران میتونن بدون افت کیفیت سایز فایل تصویری خودشون رو در هر ابعادی که می‌خوان، تغییر بدن.
این قابلیت بیشتر برای طراحی لوگوها مناسبه اما از اونجایی که امکانات Adobe Illustrator خیلی زیاده بعضی افراد سایر فایل‌های تصویری خودشون رو هم از طریق این فرمت طراحی می‌کنن.
8. فرمت ID
این فرمت بیش‌ترین کاربرد رو برای تولید و طراحی مجله‌ها، پوسترها و بروشورهای چندصفحه‌ای داره. فرمت ID به‌دلیل حفظ قالب‌بندی، نوع طراحی و فونت‌ها بهترین فرمت برای ساخت بروشورها و مجله‌هاست. ID مختصر عبارت InDesign بوده و یکی از رایج‌ترین فرمت‌های طراحی برای پرینت گرفتن از فایل‌هاست.
9. فرمت MKV چیه و با چه برنامه‌ای باز میشه؟
فرمت MKV هم تقریبا یکی از همه‌گیرترین فرمت‌هاست، این پسوند در فایل‌های ویدیوئی استفاده میشه و تقریبا اکثر فیلم و سریال‌های موجود در سایت‌ها MKV هستند. برای باز کردن این پسوند شما می‌تونید از پخش‌کننده‌های ویدیوئی استفاده کنید. ما تو نت ران PotPlayer یا KM Player رو ترجیح میدیم.
سایر فرمت‌ها
1. فرمت PDF
برای انتقال اسنادی که عکس و متن دارن، بهترین و ایدئال‌ترین فرمت در بین فرمت‌های رایج، PDF هست که در تمامی سیستم‌عامل‌ها شناخته میشه. این فرمت در گذشته برای اجرا و استفاده به برنامه‌های کمکی نیاز داشت اما امروزه با توجه به پیشرفته‌تر شدن سیستم‌ها و گوشی‌های تلفن همراه، بدون نیاز به برنامه‌ی خاصی میشه ازش استفاده کرد. برای ویرایش این نوع فایل‌ها باید از اپلیکیشن‌های مرتبط با این فرمت (Adobe Acrobat Reader) استفاده کنید.
اگه فایل شما در ابتدا با یکی از فرمت‌های JPG، PNG و… ساخته شده باشه و شما اون رو در قالب فایل PDF ذخیره کنید، دیگه قادر به ویرایش اون فایل نیستید. این محدودیت فقط برای همین فرمت‌هاست و در سایر فرمت‌ها شما می‌تونین با استفاده از برنامه‌های مربوط، فایل PDF رو ویرایش کنید.
2. فرمت XLS چیه و با چه برنامه‌ای باز میشه؟
این فرمت بسیار محبوب هم که مخصوص نرم‌افزار اکسله، کاربرد زیادی در زندگی روزمره‌ی ما داره. اگه با این فرمت روبه‌رو شدید کافیه نرم‌افزار Office رو نصب کنید و بعد با استفاده از نرم‌افزار Excel فایل‌هایی با پسوند XLS رو باز و مشاهده کنید.
از سال 2007 به بعد نرم‌افزارExcel فایل‌هاش رو با پسوند XSLX ذخیره می‌کنه و این برنامه میتونه هر دوی این فرمت‌ها رو باز کنه.
3. فرمت DOC چیه و با چه برنامه‌ای باز میشه؟
فرمت DOC هم یکی ازفرمت‌های رایجه که بدون شک در تمام کامپیوترها با اون مواجه میشیم. در واقع امکان نداره در طول استفاده از کامپیوتر به این فرمت برخورد نکنیم. این فرمت رو میشه با برنامه‌ی Word باز کرد که در مجموعه‌ی آفیس شرکت مایکروسافت قرار داره. نرم‌افزار Word هم که دیگه نیازی به معرفی نداره و تقریبا هرکسی یک‌بار از این برنامه استفاده کرده .
اخیرا نرم‌افزار Word فایل‌ها رو به‌جای DOC با پسوند DOX ذخیره می‌کنه که حجمش کمتره و با Google Docs هم خونده میشه.
4. فرمت PPTX چیه و با چه برنامه‌ای باز میشه؟
این فرمت با نرم‌افزار PowerPoint باز میشه. برای نصب این برنامه کافیه که مجموعه‌ی آفیس رو دانلود کنید. پس از نصب آفیس می‌تونید فایل‌هایی با این فرمت رو باز کنید. برنامه‌ی پاورپوینت علاوه بر فرمت PPTX از فرمت‌هایی همچون PPTM و PPT هم پشتیبانی می‌کنه. پس اگه با این فرمت‌ها روبه‌رو شدید، ترسی به خودتون راه ندین، کافیه اون‌ها رو با برنامه‌ی پاورپوینت باز کنید.
5. فرمت ZIP چیه و با چه برنامه‌ای باز میشه؟
از این فرمت بیشتر برای فشرده کردن فایل‌ها استفاده میشه. حتما تا به حال با بازی یا برنامه‌هایی مواجه شدید که برای دانلود به چند فایل و بخش جدا تبدیل شدن، این فایل‌ها با فرمت ZIP ذخیره شدن. این فرمت رو میشه با برنامه‌های مختلفی باز کرد و حتی ویندوز هم به‌صورت پیش‌فرض توانایی بازکردن و استخراج این فایل‌ها رو داره. پس اگر فایلی با این پسوند رو دیدید تعجب نکنید، کافیه فایل رو از حالت فشرده خارج کنید تا به فایل اصلی دسترسی پیدا کنید.
6. فرمت RAR چیه و با چه برنامه‌ای باز میشه؟
این فرمت هم دقیقا شبیه فرمت ZIP هست و کارش فشرده کردن فایل‌هاست، با این تفاوت که برای باز کردن فایل‌هایی با این پسوند شما باید برنامه‌ی جانبی نصب کنید. ویندوز خودش نمیتونه این فایل رو از حالت فشرده خارج کنه برای همین ما از برنامه‌ی WinRar استفاده می‌کنیم.
حرف آخر
پسوندها و فرمت‌های دیجیتالی تعداد بسیار زیادی دارن و در انواع مختلفی طبقه‌بندی میشن. برای مثال ما امروز انواع فرمت‌های رایج فایل‌های کامپیوتری رو برای شما عزیزان بررسی کردیم. این بررسی برای افرادی که کارهای روزمره‌ی خودشون رو با کامپیوتر انجام میدن بسیار کارآمده و نیازشون رو برطرف می‌کنه. این درحالیه که کاربران حرفه‌ای که از فرمت‌های دیگهای استفاده می‌کنن. فرمت‌هایی که به‌ندرت شما با اون‌ها مواجه میشید. از این فرمت‌ها بیشتر در مشاغل مختلف برنامه‌نویسی استفاده میشه. شما اغلب با پسوندهای ذکرشده در این مقاله مواجه میشید.
:: بازدید از این مطلب : 24
|
امتیاز مطلب : 0
|
تعداد امتیازدهندگان : 0
|
مجموع امتیاز : 0
تاریخ انتشار : سه شنبه 12 فروردين 1404 |
نظرات (0)
اولین مختصه یک فایل اسم آن است که به آن شناخته می شود و در حقیقت بیان کننده موضوع و مفهوم فایل است.
خصوصیات فایل ها
فایل ها نیز مثل کتاب ها دارای خصوصیاتی می باشند به طور کلی: Noun ( اسم): اولین مختصه یک فایل اسم آن است که به آن شناخته می شود و در حقیقت بیان کننده موضوع و مفهوم فایل است. اسم فایل حداکثر 8 حرف ترکیبی از ارقام و حروف، تشکیل شده است و اگر چه در انتخاب اسم برای فایل (مثل کتاب) آزادیم ولی معمولا اسمی انتخاب می شود که با موضوع فایل تناسب داشته باشد و بیننده با دیدن اسم فایل، پی به موضوع و محتوای اطلاعات داخل آن ببرد. Extension (پسوند، انشعاب، مشخصه): پسوند هر فایل نیز حداکثر دارای 3 حرف و بیان کننده نوع فایل می باشد که انواع فایل به دنبال همین بحث مطرح می شود. Size ( اندازه): سایز فایل بسته به میزان فضا و حافظه ای که بر روی دیسک اشغال می کند، متفاوت است و تشخیص اندازه فایل با خود سیستم است. Dute and Time ( تاریخ و ساعت) : تاریخ و ساعت فایل همان تاریخ و ساعتی است که فایل برروی سیستم ایجاد شده است. پس تاریخ و ساعت ایجاد هر فایل منحصر به همان فایل است و بر اساس ساعت و تقویم تنظیم خود سیستم تعیین می گردد.
:: بازدید از این مطلب : 29
|
امتیاز مطلب : 0
|
تعداد امتیازدهندگان : 0
|
مجموع امتیاز : 0
تاریخ انتشار : سه شنبه 12 فروردين 1404 |
نظرات (0)
شناخت اصطلاحات و واژه های پرکاربرد در نامه های اداری
برای نوشتن یک نامه اداری، باید اصول و قواعد مختلفی را رعایت کرد و علاوه بر آن، با لغات و اصطلاحات سازمانی در نامه‌های اداری آشنا باشد. اصطلاحات ریز و درشت زیادی در یک نامه اداری استفاده می‌شود و اگر با نوشتن یا خواندن نامه‌های اداری زیاد سر و کار دارید، برای اینکه محتوای آنها را درک کنید و همچنین پیام خود را سریع و آسان انتقال دهید، باید با این اصطلاحات آشنا باشید. در این مقاله سایت پول یابی و کسب درآمد اینترنتی فهرستی از اصطلاحات نامه‌های اداری همراه با معنی و مثال آنها آورده شده است؛ با ما همراه باشید.
اصطلاحات نامه های اداری کدامند؟
برای نگارش یک نامه اداری، علاوه بر رعایت اصول نگارش و لحن سازمانی و اداری، باید از اصطلاحات و واژه های پرکاربرد و همچنین کلمات محترمانه نامه اداری نیز استفاده کنیم؛ به طور کلی اصطلاحات نامه های اداری به دو دسته کلی تقسیم می‌شوند:
اصطلاحات پرکاربرد در نامه های اداری
اصطلاحات رایج در متن نامه های اداری
در اینجا فهرستی از اصطلاحات خاص و پرکاربرد نامه های اداری را همراه با معنی و مثال برای شما تهیه کرده‌ایم؛ این اصطلاحات رایج عبارت‌اند از:
1 – مذاکرات
معنا: صحبت‌ها
مثال: طبق مذاکرات قبلی، تصمیم گرفته شد که …
2 – مستحضر / مستحضرید یا مستحضر هستید
معنا: در جریان بودن
مثال: همانطور که مستحضر هستید، باید اقلام مورد نیاز تهیه شوند.
3 – پیوست
معنا: سند یا مدرکی که ضمیمه یا همراه نامه ارسال می‌شود
مثال: مدارک مربوطه به پیوست ارسال می‌گردند.
4 – با عنایت به
معنا: با توجه به، با درنظرگرفتن
مثال: با عنایت به قوانین مربوطه.. / با عنایت بر توضیحات مسئول مربوطه…
کاربرد و معنی با عنایت در نامه اداری چیست؟ این عبارت برای جلب توجه ب موضوع یا صحبتی خاص برای مقام بالاتر، مورد استفاده قرار میگیرد.
5 – اظهار کردن
معنا: بیان کردن
مثال: همانطور که در جلسه قبلی اظهار شد.
6 – متعاقباً
معنا: بعداً
مثال: اطلاعات جدید متعاقباً اعلام خواهد شد.
متعاقبا به چه معناست و چه کاربردی دارد؟ متعاقبا به معنای پیرو، بعدا، پس از این و… می‌باشد و برای اطلاع از ادامه‌دار بودن موضوع یا کاری و یا انجام کاری در زمان آینده استفاده می‌گردد.
7 – امور محوله
معنا: امور واگذار شده
مثال: خواهشمند است امور محوله به بهترین شکل ممکن انجام شوند.
8 – موارد مشروحه
معنا: موارد توضیح داده شده
مثال: برای مشاهده موارد مشروحه به آیین نامه رجوع شود.
9 – تمهیدات
معنا: تداراک‌ها، آماده‌سازی‌ها
مثال: برای حل مشکلاتی که ذکر شد، تمهیدات مناسب در نظرگرفته شده‌اند.
10 – مقرر فرمایید
معنا: دستور دهید، انجام دهید
مثال: مقرر فرمایید بودجه لازم برای انجام پروژه اختصاص داده شود.
11 – مستدعی است / استدعا می‌گردد
معنا: خواهشمندم
مثال: مستدعی است/استدعا می‌گردد نسبت به نکات ایمنی توجه بیشتری نمایید.
کاربرد مستدعی است در نامه اداری چیست؟ عبارت “مستدعی است” در نامه اداری به منظور بیان درخواست از مقام بالاتر می‌باشد.
12 – اهتمام ورزید
معنا: تلاش کنید
مثال: با توجه به محدودیت‌های مالی، در راستای کاهش هزینه‌ها اهتمام ورزید.
13 – مبذول فرمایید
معنا: در نامه‌های اداری به معنای “دستور فرمائید” و معمولا در نامه زیردستان به مقام مافوق بکار می‌رود.
مثال: لطفاً دستورات لازم را مبذول فرمایید.
14 – بذل توجه
معنا: توجه کردن
مثال: از بذل توجه شما متشکریم.
15 – مزید امتنان
معنا: این عبارت ترکیب 2 کلمه «مزید» به معنی بیشتر و «امتنان» به معنی سپاسگزاری است؛ بنابراین معنای این ترکیب یعنی «قدردانی مضاعف» یا «سپاسگزاری بیشتر».
کاربرد: این عبارت معمولاً در انتهای یک نامه اداری و ضمن یک درخواست استفاده می‌شود.
مثال: تسریع در انجام اقدامات لازم، موجب مزید امتنان است.
16 – اقدام مقتضی
معنا: صدور دستور یا انجام کاری متناسب با تقاضای مطرح شده
مثال: خواهشمند است هر چه سریع‌تر اقدام مقتضی معمول فرمایید.
17 – معمول فرمایید یا فرمائید
معنا: انجام دهید
مثال: لطفا اقدامات لازم را معمول فرمایید.
18 – معوقه
معنا: به تأخیر افتاده
مثال: لطفا برای پرداخت بدهی های معوقه اقدام شود.
19 – اقدام عاجل
معنا: اقدام سریع
مثال: لطفاً جهت پرداخت بدهی‌های بانکی اقدام عاجل شود.
20 – مساعدت
معنا: کمک
مثال: پیشاپیش از مساعدت جنابعالی سپاسگزارم
کاربرد و معنی مساعدت در نامه اداری چیست؟ عبارت مساعدت در نامه اداری، در آخر نامه و جهت تأکید، هشدار و یا ترغیب نسبت به انجام خواسته از مقام بالاتر، استفاده می‌شود.
21 – حسن نیت
معنا: نیت خوب و صادقانه
مثال: پیشاپیش از حسن نیت شما سپاسگزار هستیم.
22 – حسن اعتماد
معنا: داشتن اعتماد خوب
مثال: از حسن اعتماد شما بی‌نهایت متشکریم.
23 – مراتب جهت استحضار
معنا: موضوع برای اطلاع
مثال: مراتب جهت استحضار ارسال می‌شود.
24 – برابر مقررات
معنا: مطابق مقررات مرتبط
مثال: لطفاً برابر مقررات اقدام شود.
25 – عطف
معنا: برای اشاره به نامه یا موضوعی که قبلاً بیان شده، به کار می‌رود
مثال: عطف به نامه شماره …
26 – پیرو
معنا: برای اشاره به اینکه موضوعی در دنباله مکاتبات گذشته مطرح می‌شود به کار می‌رود
مثال: ”پیرو نامه شماره … ”
27 – ابتدا به ساکن
معنا: اولین موضوع که در میان چندین موضوع مطرح می‌شود
مثال: برای بایگانی اسناد، ابتدا به ساکن از پرونده‌های مالی شروع کنید.
28 – خط مشی
معنا: رویه و طرز عمل، سیاست
مثال: لطفاً مطابق خط مشی سازمان اقدام شود.
29 – استـناد
معنا: تکیه کردن به موضوع یا مطلبی
مثال: لطفاً به مقررات مربوطه استناد شود.
30 – حکم
معنا: دستور کتبی مقامات صلاحیتدار در حدود قوانین و مقررات برای انجام کار، انجام مأموریت، انتصاب و …
مثال: مطابق حکم دیوان عالی کشور …
31 – اعـلام / اعلان
معنا: آگاه کردن و شناساندن
مثال: جهت اطلاع، اعلام می‌گردد.
به شرح ذیل است یعنی چه و کاربرد آن چیست؟ معنی ذیل در نامه اداری یعنی زیر، پایین و عبارت “به شرح ذیل است” در نامه‌های اداری به منظور بیان یا اعلام توضیحات (در قالب متن، بولت گذاری و شرح موردی و…) در ادامه متن، مورد استفاده قرار میگیرد. مثال: لیست اجناس مورد نیاز، به شرح ذیل است…
32 – سرلوحه قرار دادن
معنا: الگو و نمونه قرار دادند
مثال: روش قبلی به عنوان سرلوحه قرار بگیرد
33 – ابلاغ
معنا: ارسال چیزی و دریافت آن از سوی گیرنده
مثال: دستورالعمل مربوطه جهت اجرا ابلاغ می‌گردد.
34 – لذا / فلذا
معنا: بنابراین (جایگزین کلمه لذا در نامه اداری)
مثال: فلذا اقدامات لازم را مبذول فرمایید.
35 – مزید استحضار
معنا: مزید به معنای “بیشتر” و استحضار به معنای “حاضرکردن، به حضور رسیدن، یاد آوردی کردن” می‌باشند.
مثال: مزید استحضار، به اطلاع جناب عالی می‌رسانم که…
کاربرد مزید استحضار چیست؟ کلمه استحضار رسمی‌تر و محترمانه‌تر از کلمه اطلاع می‌باشد و به نوعی نشان‌دهنده ادای احترام شما نسبت به گیرنده است؛ در همین راستا کاربرد آن صرفا مقتضی در نامه های اداری به مقام بالاتر می‌باشد و برای افرادی با سمت‌های پایین‌تر واژه ای که برای اشاره ی محترمانه می‌توانید از آن استفاده کنید، عبارت “جهت اطلاع” و امثال آن است.
36 – دستور فرمایید
معنا: بجای مبذول فرمایید در نامه های اداری کاربرد دارد.
مثال: خواهشمند است دستور فرمایید نسبت به ارسال تائیدیه به شرکت مذکور در نامه پیوست، اقدام مقتضی معمول فرمایند.
37 – شایان ذکر
معنا: ارزش بیان کردن، گفتنی است
مثال: شایان ذکر است که با توجه به مسائل بیان شده…
کاربرد شایان ذکر است در نامه اداری چیست؟ عبارت شایان ذکر است در نامه اداری به منظور بیان یا اشاره به مساله و موضوعی خاصی می‌باشد؛ به جای شایان ذکر است، از عباراتی مانند لازم به ذکر است، گفتنی است و… می‌توانید استفاده کنید.
38 – امعان نظر
معنا: دوراندیشی، توجه دقیق، نگاه عمیق
مثال: در همین راستا، پیشاپیش از امعان نظر حضرت عالی سپاسگزارم.
همانطور که مطالعه کردیم، اصطلاحات و واژه‌های مختلفی در نامه‌های اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند و هر کدام از آنها نیز کاربردهای مختص به خود را دارند.
سازمانهای موفقیک ابزار مدیریتی کارآمددارند.
اگر مدیر، تصمیم گیرنده یا صاحب کسب و کار هستید، همین حالا وقتشه از مشاوره رایگان ما استفاده کنید تا با ابزارهای مدیریت آسان‌تر، سریع‌تر و به صرفه‌تر آشنا شوید.
اصطلاحات مربوط به نامه های اداری
1– پی نوشت: به مطالبی که در پایین کاغذ نامه می‌آید، پی نوشت گفته می‌شود. پی نوشت به طور معمول برای نوشتن دستور اجرا به‌کار می‌رود.
2 – رونوشت: رونوشت در نامه اداری عبارت است از نسخه یا کپی از نامه اصلی که علاوه بر گیرنده اصلی باید برای سازمان‌ها یا اشخاص نیز ارسال و آنان را در جریان محتوای نامه قرار بدهد. برای آشنایی بیشتر با کاربرد رونوشت،
3– پیوست: هر مدرکی که همراه نامه فرستاده می‌شود، پیوست نام دارد. به طور معمول در قسمت سمت چپ بالای کاغذ نامه، کلمه پیوست چاپ می‌گردد.
4– اندیکاتور: (نامه نما) به دفتری گفته می‌شود که برای ثبت تمامی نامه ها وارده و صادره به سازمان به‌کار گرفته می‌شود و به طور معمول در دبیرخانه نگهداری می شود.
5 – پاراف نامه: پاراف نامه، به متنی گفته می‌شود که ذیل یک نامه دریافتی نوشته می‌شود تا درخواست یا دستوری خاص را به اطلاع گیرنده بعدی ابلاغ کند. بنابراین از پاراف برای ارجاع نامه استفاده می‌شود و می‌توان آن را متن ارجاع نیز دانست. مثلاً اگر یک مشتری برای تعویض یک کالا درخواستی را ذیل یک نامه بنویسد، مدیر واحد پشتیبانی می‌تواند در پاسخ به این درخواست روی همان نامه، متن تایید این درخواست و موافقت خود را پاراف و آن را امضاء کند.
6– هامش: به معنای حاشیه و مرز است و هامش یا هامش نویسی در نامه های اداری به مطالبی می‌گویند که در حاشیه نامه نوشته می‌شود.
7– ارجاع نامه: ارجاع نامه به حالتی اشاره دارد که شما نامه ای را همراه با تمام زنجیره مکاتبات مربوط به آن جهت دریافت نظرات، صدور دستور، اقدام یا اطلاع برای شخصی ارسال می‌کنید.
8– دستور: جملات کوتاهی که مدیران و مسئولان معمولاً در انتهای نامه نوشته و انجام یا منع انجام کاری را برای زیردستان ایجاب می‌کنند.
9– شماره نامه: شماره نامه، در واقع همان شماره ردیف دفتر اندیکاتور سازمان ارسال‌کننده یا بایگانی‌کننده نامه است که می‌تواند شامل اطلاعات مختلفی مانند واحدهای دریافت کننده نامه باشد.
10 – امضاء: امضا بر روی نامه وسیله‌ای است که به آن سندیت و اعتبار می‌دهد. هیچ نامه اداری بدون امضاء نمی‌تواند برای انجام امور اداری مورد استفاده قرار بگیرد. بنابراین، مسئولیت نهایی نامه با شخصی است که آن را امضاء و تایید می‌کند.
11– گردش نامه: به فرآیند ارسال و به چرخش انداختن نامه میان کارکنان یا واحدهای مختلف سازمان، گردش نامه گفته می‌شود.
12– صورت جلسه: نوشته‌ای است که حاوی مطالب، گفتگوها یا تصمیمات اخذشده در یک نشست رسمی یا یک جلسه اداری می‌باشد.
13– دستور جلسه: نوشته‌ای است که هدف از برگزاری یک جلسه را به افرادی که دعوت شده‌اند، اطلاع می‌دهد.
14 – آیین نامه/ دستورالعمل: دستورهایی است که برای اجرای قانون یا انجام کارهای اداری نوشته می‌شود و برای اجرا به سازمان‌ها ابلاغ می‌گردد.
بهترین ابزار برای نگارش و ارسال نامه های اداری
راه‌ها و ابزارهای مختلفی برای ارسال نامه‌های درون/برون سازمانی و اداری وجود دارد، اما بهترین ابزار برای مکاتبات اداری، نرم افزارهای اتوماسیون اداری هستند؛ نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ابتدا با هدف مدیریت مکاتبات و تسهیل ارتباطات طراحی شدند و سپس طی گذر زمان، امکانات و قابلیتهای مختلفی، بنا بر نیاز سازمان‌ها و مجموعه‌ها به نرم افزارهای اتوماسیون اداری اضافه گردیدند.
تنوع بالایی از نرم افزارهای اتوماسیون اداری یا نرم افزار مکاتبات اداری در بازار وجود دارند و هر کدام نیز از قابلیت‌ها و امکانات و محدودیت‌های مختص به خود برخوردار هستند؛ در این بین نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر، با هدف تسهیل ارتباطات و مدیریت متمرکز و یکپارچه مکاتبات، اطلاعات و فرآیندها، توسعه داده شده است.
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستم‌ها و قابلیتهای مختلفی برخوردار می‌باشد، اما نسخه پایه آن – که سامانه مکاتبات اداری هم نامیده می‌شود – با هدف مدیریت مکاتبات و فرآیندهای مرتبط با آن توسعه یافته است؛ زیرسیستم کارتابل و گردش مکاتبات فراگستر، ابزاری تخصصی برای مدیریت متمرکز و یکپارچه نامه‌های اداری – اعم از داخلی، صادره و وارده – می‌باشد. برای آشنایی بیشتر با نرم افزار مکاتبات اداری فراگستر – اتوماسیون اداری نسخه پایه – در ادامه برخی از قابلیت‌ها و کاربردهای این نرم افزار را پیرامون نگارش و ارسال/دریافت نامه های اداری، باهم مرور کنیم:
مدیریت مکاتبات بر اساس سلسله مراتب سازمانی
مشاهده ارجاعات و اقدامات نامه‌ها
مرتبط کردن نامه‌ها به نامه جاری
پیوست کردن فایل‌ها به نامه جاری
تعریف سربرگ و قالب نامه
گروه‌بندی خودکار و دستی مکاتبات
تعیین نحوه مرتب‌سازی نامه‌ها
تعیین مهلت پاسخگویی برای گیرنده
تعریف گروه گیرندگان
و…
:: بازدید از این مطلب : 29
|
امتیاز مطلب : 0
|
تعداد امتیازدهندگان : 0
|
مجموع امتیاز : 0
تاریخ انتشار : سه شنبه 12 فروردين 1404 |
نظرات (0)
انواع فایل ها چیست؟ می توان انواع فایل های زیادی را که برای تقریباً هر هدفی مناسب هستند در بازار پیدا کرد. اگر از فایل هایی با ویژگی های مناسب برای سیستم های فایل مورد نظر خود استفاده کنید، زمان و تلاش خود را از دست نمی دهید.
می توان انواع فایل ها را به صورت فایل کیسه ای یا فایل شفاف، فایل سیمی، فایل آویزان، فایل جلد، فایل دمنده، فایل فشرده، فایل عبوری، فایل اسنپ و فایل لاستیکی طبقه بندی کرد. علاوه بر این انواع فایل می توان به فایل پوشه، فایل باکس، فایل نخی، فایل پانچ، فایل سند، فایل لوازم التحریر، فایل بایگانی، فایل الفبایی، فایل پرسنلی، فایل نگهدارنده A4 و انواع فایل اداری اشاره کرد.
در میان انواع فایل ها، فایل های کیف یکی از ابزارهای بایگانی هستند که تقریباً از هر بخش توسط کاربران ترجیح داده می شود. فایل های کیسه ای ساخته شده از مواد شفاف و بسیار نازک امکان نگهداری اسناد را بدون نیاز به پانچ می دهد. فایل های کیف که از اسناد در برابر عوامل فیزیکی محافظت می کنند، در بخش های دولتی و خصوصی توجه بیشتری را به خود جلب می کنند.
علاوه بر زندگی تجاری، فایل های کیف از جمله انواع فایل هایی هستند که بیشتر توسط دانش آموزان در زندگی آموزشی مورد استفاده قرار می گیرند. پوشه فایل کیف یک ابزار بایگانی بسیار خوب برای کارمندان اداری و دانشجویان است. با انواع فایل‌هایی که در فایل‌های کیف قرار می‌گیرند، می‌توانید سرعت و زمان را در طبقه‌بندی و محافظت از اسناد به دست آورید.
اگر نمی خواهید زمان و تلاش خود را در کار با فایل های ترکیبی تلف کنید، اول از همه باید در مورد سیستم های بایگانی و قرار دادن اسناد اطلاعات داشته باشید. فایل های مناسب برای سیستم های بایگانی دلخواه شما، راحتی زیادی را در مدیریت اسناد به شما ارائه می دهند. اگر فایل‌هایی را انتخاب کنید که برای سیستم فایلی که استفاده می‌کنید مناسب نیستند، ممکن است با از دست دادن پول و تلاش مواجه شوید. فایل هایی که استفاده می کنید باید از مواد بادوام ساخته شده باشند. این امر به ویژه برای فایل های کیف مهم است. پشت فایل ها باید به اندازه کافی محکم باشد، زیرا کیسه ها اغلب به صورت عمودی استفاده می شوند و در پوشه ها قرار می گیرند. شما باید از محصولات بادوام مناسب برای نوع سند در آرشیو خود استفاده کنید.
فرم های تشکیل پرونده چیست؟
می توان روش های بایگانی را به دو دسته بایگانی افقی و بایگانی عمودی تقسیم کرد.
بایگانی افقی:
عبارت است از بایگانی اسناد به صورت افقی و روی هم. در این شکل از بایگانی، اسناد در قفسه ها یا در جعبه های بایگانی ذخیره می شوند. اگر فایل های افقی را در دفتر یا خانه ترجیح می دهید، انواع فایل های تاشو و انواع فایل های مقوایی ممکن است مفیدتر باشند.
بایگانی عمودی:
بایگانی عمودی با قرار دادن پرونده ها در وضعیت عمودی ارائه می شود. قفسه ها و صندوقچه ها برای این نوع بایگانی ترجیح داده می شوند. اگر فایل های عمودی را در دفتر یا خانه ترجیح می دهید، انواع فایل پوشه و پوشه فایل شفاف می توانند انتخاب خوبی باشند.
هنگامی که در مورد روش بایگانی خود برای مقابله با فایل های مختلط تصمیم گرفتید، می توانید مسیر سفارش انبوه برای بازیابی فایل را انتخاب کنید. به خصوص در قالب بایگانی عمودی، مواد و مارک هایی که فایل ها از آنها تولید می شود، حائز اهمیت است. اگرچه فاصله بین سوراخ های پشت فایل ها استاندارد است، اما نقطه شروع قطعات سوراخ با توجه به محصولات برندهای مختلف می تواند متفاوت باشد. بر این اساس، موقعیت های نامطلوب ممکن است در پوشه ها و سایر ابزارهای بایگانی رخ دهد. سفارشات انبوه روش خوبی برای جلوگیری از چنین شرایطی است.
کسب‌وکارها به دلیل فایل‌های طبقه‌بندی نادرست ضرر می‌کنند. اگر فایل افقی را ترجیح می دهید، برخی از انواع فایل ممکن است برای شما مناسب نباشند. به عنوان مثال، فایل های اسنپ برای ذخیره اسناد با اندازه های مختلف آسان و کاربردی هستند، اما برای بایگانی افقی مناسب نیستند. فایل‌های دارای اسنپ از زمان آغاز به کار مورد علاقه دانشجویان و کارمندان اداری بوده است. اما وقتی آنها را در جعبه بایگانی قرار می دهید، ضربه ممکن است به اسناد و جعبه بایگانی شما آسیب برساند. در حالی که فایل های تاشو برای بایگانی افقی مناسب تر هستند. پرونده های دادگاه و پرونده های دفتر وکالت دو نمونه کلاسیک از پرونده های جلد هستند. اگر ترجیح شما پوشه های لاستیکی برای فایل های درب دار است، باید به دوام لاستیک ها توجه کنید.
:: بازدید از این مطلب : 26
|
امتیاز مطلب : 0
|
تعداد امتیازدهندگان : 0
|
مجموع امتیاز : 0
تاریخ انتشار : سه شنبه 12 فروردين 1404 |
نظرات (0)
خوش آمديد ميهمان
عضو شوید
عضویت سریع
آمار مطالب
آمار بازدید
