انواع فایل ها چیست؟ می توان انواع فایل های زیادی را که برای تقریباً هر هدفی مناسب هستند در بازار پیدا کرد. اگر از فایل هایی با ویژگی های مناسب برای سیستم های فایل مورد نظر خود استفاده کنید، زمان و تلاش خود را از دست نمی دهید.

می توان انواع فایل ها را به صورت فایل کیسه ای یا فایل شفاف، فایل سیمی، فایل آویزان، فایل جلد، فایل دمنده، فایل فشرده، فایل عبوری، فایل اسنپ و فایل لاستیکی طبقه بندی کرد. علاوه بر این انواع فایل می توان به فایل پوشه، فایل باکس، فایل نخی، فایل پانچ، فایل سند، فایل لوازم التحریر، فایل بایگانی، فایل الفبایی، فایل پرسنلی، فایل نگهدارنده A4 و انواع فایل اداری اشاره کرد.

در میان انواع فایل ها، فایل های کیف یکی از ابزارهای بایگانی هستند که تقریباً از هر بخش توسط کاربران ترجیح داده می شود. فایل های کیسه ای ساخته شده از مواد شفاف و بسیار نازک امکان نگهداری اسناد را بدون نیاز به پانچ می دهد. فایل های کیف که از اسناد در برابر عوامل فیزیکی محافظت می کنند، در بخش های دولتی و خصوصی توجه بیشتری را به خود جلب می کنند.

علاوه بر زندگی تجاری، فایل های کیف از جمله انواع فایل هایی هستند که بیشتر توسط دانش آموزان در زندگی آموزشی مورد استفاده قرار می گیرند. پوشه فایل کیف یک ابزار بایگانی بسیار خوب برای کارمندان اداری و دانشجویان است. با انواع فایل‌هایی که در فایل‌های کیف قرار می‌گیرند، می‌توانید سرعت و زمان را در طبقه‌بندی و محافظت از اسناد به دست آورید.

اگر نمی خواهید زمان و تلاش خود را در کار با فایل های ترکیبی تلف کنید، اول از همه باید در مورد سیستم های بایگانی و قرار دادن اسناد اطلاعات داشته باشید. فایل های مناسب برای سیستم های بایگانی دلخواه شما، راحتی زیادی را در مدیریت اسناد به شما ارائه می دهند. اگر فایل‌هایی را انتخاب کنید که برای سیستم فایلی که استفاده می‌کنید مناسب نیستند، ممکن است با از دست دادن پول و تلاش مواجه شوید. فایل هایی که استفاده می کنید باید از مواد بادوام ساخته شده باشند. این امر به ویژه برای فایل های کیف مهم است. پشت فایل ها باید به اندازه کافی محکم باشد، زیرا کیسه ها اغلب به صورت عمودی استفاده می شوند و در پوشه ها قرار می گیرند. شما باید از محصولات بادوام مناسب برای نوع سند در آرشیو خود استفاده کنید.

فرم های تشکیل پرونده چیست؟

می توان روش های بایگانی را به دو دسته بایگانی افقی و بایگانی عمودی تقسیم کرد.

بایگانی افقی:

عبارت است از بایگانی اسناد به صورت افقی و روی هم. در این شکل از بایگانی، اسناد در قفسه ها یا در جعبه های بایگانی ذخیره می شوند. اگر فایل های افقی را در دفتر یا خانه ترجیح می دهید، انواع فایل های تاشو و انواع فایل های مقوایی ممکن است مفیدتر باشند.

بایگانی عمودی:

بایگانی عمودی با قرار دادن پرونده ها در وضعیت عمودی ارائه می شود. قفسه ها و صندوقچه ها برای این نوع بایگانی ترجیح داده می شوند. اگر فایل های عمودی را در دفتر یا خانه ترجیح می دهید، انواع فایل پوشه و پوشه فایل شفاف می توانند انتخاب خوبی باشند.

هنگامی که در مورد روش بایگانی خود برای مقابله با فایل های مختلط تصمیم گرفتید، می توانید مسیر سفارش انبوه برای بازیابی فایل را انتخاب کنید. به خصوص در قالب بایگانی عمودی، مواد و مارک هایی که فایل ها از آنها تولید می شود، حائز اهمیت است. اگرچه فاصله بین سوراخ های پشت فایل ها استاندارد است، اما نقطه شروع قطعات سوراخ با توجه به محصولات برندهای مختلف می تواند متفاوت باشد. بر این اساس، موقعیت های نامطلوب ممکن است در پوشه ها و سایر ابزارهای بایگانی رخ دهد. سفارشات انبوه روش خوبی برای جلوگیری از چنین شرایطی است.

کسب‌وکارها به دلیل فایل‌های طبقه‌بندی نادرست ضرر می‌کنند. اگر فایل افقی را ترجیح می دهید، برخی از انواع فایل ممکن است برای شما مناسب نباشند. به عنوان مثال، فایل های اسنپ برای ذخیره اسناد با اندازه های مختلف آسان و کاربردی هستند، اما برای بایگانی افقی مناسب نیستند. فایل‌های دارای اسنپ از زمان آغاز به کار مورد علاقه دانشجویان و کارمندان اداری بوده است. اما وقتی آنها را در جعبه بایگانی قرار می دهید، ضربه ممکن است به اسناد و جعبه بایگانی شما آسیب برساند. در حالی که فایل های تاشو برای بایگانی افقی مناسب تر هستند. پرونده های دادگاه و پرونده های دفتر وکالت دو نمونه کلاسیک از پرونده های جلد هستند. اگر ترجیح شما پوشه های لاستیکی برای فایل های درب دار است، باید به دوام لاستیک ها توجه کنید.

شیوه فشرده سازی فایل ها به زبان ساده

معنی فشرده سازی فایل چیست؟

فشرده‌سازی فایل (یا داده) به بیان ساده به عمل کاهش اندازه یک فایل در عین حفظ داده‌های اصلی آن گفته می‌شود. انجام این کار موجب می‌شود فایل مورد نظر فضای کمتری روی دستگاه ذخیره‌سازی اشغال کند و علاوه بر آن انتقال آن روی اینترنت یا هر طریق دیگر نیز آسان‌تر می‌شود.

لازم به ذکر است که فشرده‌سازی به صورت نامحدود ممکن نیست. با این که فشرده‌سازی یک فایل به صورت ZIP موجب کاهش اندازه آن می‌شود، اما نمی‌توان یک فایل را بی‌نهایت فشرده کرد تا از آن هیچ چیز بر جای نمانَد.

به طور کلی فشرده‌سازی فایل به دو دسته تقسیم می‌شود: با اتلاف و بی اتلاف. در ادامه به توضیح طرز کار هر دو این موارد می‌پردازیم.

طرز کار فشرده سازی فایل به صورت با اتلاف

فشرده‌سازی با اتلاف از طریق حذف بخش‌های غیرضروری اطلاعات، موجب کاهش اندازه فایل می‌شود. این روش در فشرده‌سازی فرمت‌های تصویر، ویدئو و صوت که حفظ نسخه‌ای بی‌نقص از رسانه اصلی ضرورت ندارد، رایج است. بسیار از فرمت‌های رایج این نوع رسانه‌ها مانند MP3 و JPEG از روش فشرده‌سازی با اتلاف بهره می‌گیرند.

یک فایل MP3 شامل همه اطلاعات صوت اصلی خود نیست، بلکه بخش‌هایی از صدا را که گوش انسان نمی‌تواند بشنود کنار می‌گذارد. البته شما متوجه این فقدان نمی‌شوید و از این رو حذف آن موجب کاهش اندازه فایل می‌شود که اساساً عیبی ندارد.

به طور مشابه در تصاویر JPEG بخش‌های غیرضروری تصاویر حذف می‌شوند. برای نمونه در یک تصویر که شامل آسمان آبی است، فشرده‌سازی JPEG ممکن است همه پیکسل‌های آسمان را به جای ده‌ها رنگ آبی مختلف، به یک یا دو رنگ آبی تقلیل دهد.

با این حال هر چه فایل را شدیدتر فشرده‌سازی کنید، افت کیفیت نمایان‌تر می‌شود. احتمالاً با این مشکل در برخی فایل‌های MP3 که روی یوتیوب آپلود می‌شوند برخورد کرده باشید.

فشرده‌سازی با اتلاف زمانی مفید است که فایل شامل اطلاعاتی باشد که بیش از نیاز شما باشد. برای نمونه فرض کنید یک فایل تصویر RAW بزرگ دارید. با این که ممکن است وقتی فایل را در ابعاد بزرگ چاپ می‌کنید، بخواهید کیفیت آن را حفظ کنید، اما آپلود کردن یک تصویر RAW روی فیسبوک هیچ معنی ندارد.

چنین تصویری شامل داده‌های پنهان زیادی است که در زمان تماشا روی شبکه‌های اجتماعی قابل دیدن نیستند. فشرده‌سازی تصویر به یک تصویر JPEG با کیفیت بالا موجب می‌شود که بخشی از اطلاعات آن از دست برود، اما تصویر برای چشم غیرمسلح انسان بازهم مطلوب است و جزئیات کافی دارد.

کاربرد عمومی فشرده‌ سازی با اتلاف

همان طور که در بخش قبل اشاره کردیم، فشرده‌سازی با اتلاف برای اغلب انواع رسانه‌ها مناسب است. به همین دلیل فشرده‌سازی برای شرکت‌هایی مانند نتفلیکس یا اسپاتیفای که به طور مداوم مقادیر بالایی از اطلاعات را جابجا می‌کنند امری ضروری است. کاهش اندازه فایل تا حد امکان در عین حفظ کیفیت موجب می‌شود که چنین شرکت‌هایی بتوانند کارهای خود را به طرز مؤثرتری انجام دهند. اصلاً قابل تصور نیست که یوتیوب ویدئوها را در کیفیت اصلی‌شان ذخیره کرده و انتقال دهد.

اما فشرده‌سازی با اتلاف در مورد فایل‌هایی که شامل اطلاعات ضروری هستند مناسب نیست. برای نمونه استفاده از فشرده‌سازی با اتلاف روی یک فایل متنی یا اسپردشیت ممکن است موجب خراب شدن خروجی شود، چون امکان حذف هیچ بخشی از چنین فایل‌هایی بدون آسیب به محصول نهایی وجود ندارد.

زمانی که فایلی را در قالب با اتلاف ذخیره می‌کنید، در اغلب مواقع می‌تواند سطح کیفیت آن را تنظیم کنید. برای نمونه بسیاری از ویرایشگرهای تصویر دارای یک اسلایدر هستند که به وسیله آن می‌توان کیفیت JPEG را بین 0 تا 100 تنظیم کرد.

ذخیره‌سازی تصویر در کیفیت‌هایی در حدود 80 تا 90 درصد موجب کاهش کمی در اندازه فایل می‌شود و تفاوتی که ایجاد می‌شود برای چشم محسوس نیست. اما ذخیره‌سازی در کیفیت‌های پایین یا ذخیره‌سازی مکرر یک فایل در قالب با اتلاف موجب خراب شدن آن می‌شود.

در ادامه نمونه‌ای از این موضوع را می‌بینید. ابتدا اصلی را می‌بینید که با کیفیت واقعی به نمایش درآمده است. تصویر میانه، نتیجه ذخیره‌سازی این تصویر با کیفیت 50 درصد است. تصویر انتهایی نیز همان تصویر اصلی است که با کیفیت 10 درصد در قالب JPEG ذخیره شده است.

تصویر اصلی بدون فشرده‌سازی تصویر با فشرده‌سازی متوسط تصویر با فشرده‌سازی بسیار بالا

با یک نگاه گذرا می‌بینم که تصویر میانه چندان بد به نظر نمی‌رسد. تنها در صورتی که بزرگنمایی کنید متوجه برخی عوارض عجیب پیرامون کادرها می‌شوید. البته تصویر انتهایی در همان نگاه اول بد به نظر می‌رسد. پیش از کراپ کردن تصاویر برای آپلود اندازه‌های آن‌ها به ترتیب 874، 310 و 100 کیلوبایت بوده است؛ نتیجه این کاهش حجم نیز در کیفیت خروجی کاملاً‌ مشهود است.

طرز کار فشرده‌سازی فایل در روش بی اتلاف

فشرده‌سازی بی اتلاف روشی برای کاهش اندازه فایل است که به وسیله آن می‌توان فایل اصلی را بدون هیچ نقصی بازسازی کرد. برخلاف فشرده‌سازی با اتلاف در این روش هیچ اطلاعاتی از دست نمی‌رود. فشرده‌سازی بی اتلاف در واقع از طریق حذف افزونگی‌های درون فایل عمل می‌کند.

به مثال ساده زیر توجه کنید تا معنی این گفته را بدانید. در تصویر زیر یک پشته از 10 آجر لگِو را می‌بینید که دو عدد آبی، پنج تا زرد و سه عدد قرمز هستند. این پشته یک روش ساده برای نمایش این بلوک‌ها است اما روش دیگری نیز به این منظور وجود دارد.

به جای نمایش 10 آجر می‌توانیم همه آن‌ها را به جز یکی برای هر رنگ حذف کنیم. در این صورت اگر از اعداد برای نمایش تعداد آجرها استفاده کنیم، می‌توانیم بازنمایی دقیقی از همین اطلاعات با استفاده از آجرهای کمتر داشته باشیم. بدین ترتیب به جای 10 آجر صرفاً 3 آجر خواهیم داشت.

این یک بازنمایی ساده از طرز کار فشرده‌سازی بی اتلاف است. در این روش برخی اطلاعات از طریق حذف افزونگی‌ها در روشی بهینه‌تر ذخیره می‌شوند. یک فایل صوتی را تصور کنید که شامل رشته زیر است:

mmmmmuuuuuuuoooooooooooo

آن را می‌توانیم به صورت زیر فشرده‌سازی کنیم:

m5u7o12

بدین ترتیب می‌توانیم با استفاده از 7 کاراکتر به جای 24 کاراکتر همان داده‌ها را نمایش دهیم که ذخیره‌سازی مهمی محسوب می‌شود.

فشرده‌سازی بی اتلاف در کاربردهای روزمره

همان طور که پیش‌تر اشاره کردیم، فشرده‌سازی بی اتلاف در مواردی مهم است که نتوانیم هیچ بخشی از فایل اصلی را حذف کنیم. اگر کنجکاو هستید باید بگوییم که طرز کار فایل‌های ZIP به همین گونه است.

زمانی که یک فایل ZIP از یک برنامه اجرایی ویندوز ایجاد می‌کنیم، در واقع از روش فشرده‌سازی بی اتلاف استفاده کرده‌ایم. این فشرده‌سازی ZIP در واقع یک روش بهینه‌تر برای ذخیره‌سازی برنامه‌ است، اما زمانی که آن را نافشرده بکنید، همه اطلاعات اصلی در آن مانند حالت اولیه موجود هستند. اگر از فشرده‌سازی با اتلاف برای فشرده‌سازی فایل‌های اجرایی استفاده کنید، نسخه نافشرده ممکن است آسیب‌دیده یا غیر قابل استفاده شود.

فرمت‌های بی اتلاف رایج شامل PNG برای تصاویر، FLAC برای صوت و ZIP برای انواع دیگر فایل‌ها هستند. فرمت‌های بی اتلاف برای ویدئو بسیار نادر هستند، چون ویدئوهای غیرفشرده فضاهای بسیار زیادی اشغال می‌کنند.

موارد استفاده از فشرده‌سازی با اتلاف و بی اتلاف

اکنون که با هر دو روش فشرده‌سازی فایل آشنا شدیم، زمان آن رسیده است که بدانیم چه هنگامی باید از هر کدام استفاده کنیم. چنان که مشخص شد هیچ شکل بهتری از فشرده‌سازی وجود ندارد و بسته به کاربرد ممکن است هر کدام مناسب باشند.

به طور کلی زمانی که می‌خواهیم کپی بی‌نقصی از فایل اصلی در اختیار داشته باشیم، باید از فشرده‌سازی بی اتلاف استفاده کنیم و فشرده‌سازی با اتلاف زمانی استفاده می‌شود که یک کپی هر چند ناقص نیز اشکالی نداشته باشد. به مثال زیر توجه کنید تا با کاربرد هر کدام بیشتر آشنا شوید.

فرض کنید مجموعه CD-های موسیقی قدیمی خود را جمع کرده‌اید و می‌خواهید آن‌ها را روی کامپیوتر کپی کنید. زمانی که CD-ها را rip می‌کنید، بهتر است از فرمتی مانند FLAC استفاده کنید که بی اتلاف است. بدین ترتیب می‌توانید کپی اصیلی از موسیقی‌هایتان را روی رایانه‌تان داشته باشید که کیفیتی به اندازه CD اصلی داشته باشند.

در ادامه ممکن است بخواهید برخی از این موسیقی‌ها را به گوشی یا MP3 پلیر قدیمی خود منتقل کنید تا بتوانید در هر جایی به آن‌ها گوش دهید. در این حالت شاید کیفیت موسیقی چندان برایتان مهم نباشد و از این رو می‌توانید فایل‌های FLAC را به MP3 تبدیل کنید. بدین ترتیب فایل‌های صوتی شما همچنان بدون نقص قابل شنیدن هستند اما فضای زیادی هم روی دستگاه‌های همراهتان اشغال نمی‌کنند. بدین ترتیب کیفیت MP3 تبدیل شده از FLAC به اندازه MP3 که از فایل‌های CD صوتی تهیه شده‌اند، خواهد بود.

نوع داده‌هایی که در یک فایل نمایش می‌یابند نیز نوع فشرده‌سازی مناسب را تعیین می‌کنند. در تصاویری مانند اسکرین‌شات‌های صفحه نمایش رایانه که فضاهای یکنواخت بیشتر دارند، فرمت بدون اتلاف PNG با حجم کمتری ایجاد می‌شود. با این حال ممکن است متوجه شده باشید که تصاویر PNG زمانی که شامل منظره‌های طبیعی با انواع رنگ‌های مختلف هستند فضاهای بیشتری اشغال می‌کنند.

دغدغه‌های فشرده‌سازی فایل

همچنان که دیدیم، تبدیل فرمت‌های بی اتلاف به با اتلاف همانند تبدیل یک فرمت بی اتلاف به فرمت بی اتلاف دیگر مشکلی ندارد. با این حال هرگز نباید یک فرمت با اتلاف را به فرمت بی اتلاف تبدیل کنید و باید در زمان تبدیل یک فرمت با اتلاف به فرمت با اتلاف دیگر نیز باید آگاهانه عمل کنید.

تبدیل کردن فرمت‌های با اتلاف به بی اتلاف در واقع هدر دادن فضا محسوب می‌شود. به خاطر داشته باشید که فرمت‌های بی اتلاف داده‌ها را دور می‌اندازند و امکان بازیابی آن‌ها وجود ندارد.

فرض کنید یک فایل MP3 سه مگابایتی دارید، تبدیل کردن این فایل به یک فایل FLAC موجب ایجاد فایلی با اندازه 30 مگابایت می‌شود، اما این فایل 30 مگابایتی دقیقاً شامل همان صدایی است که فایل MP3 به مراتب کوچک‌تر در بر داشت. تبدیل کردن به فرمت بی اتلاف موجب بازیابی اطلاعاتی که از فرمت MP3 حذف شده‌اند نخواهد شد.

در نهایت همچنان که پیش‌تر اشاره کردیم تبدیل کردن یک فرمت با اتلاف به فرمت با اتلاف دیگر (یا ذخیره‌سازی مکرر در همان فرمت) موجب کاهش کیفیت آن می‌شود. هر بار که فشرده‌سازی با اتلاف را روی فایل به کار می‌گیرید، مقداری از جزییات از دست می‌رود. این کار به تدریج افزایش می‌یابد تا این که فایل از دست می‌رود.

معنی پی دی اف و کاربردهایش در رایانه

معنی پی دی اف :

پی دی اف  مخفف portable document format به معنی قالب سند قابل حمل میباشد . فرمت PDF یکی از رایج ترین انواع پرونده های امروزی است. اگر قبلاً یک فرم یا سند قابل چاپ مانند فرم مالیات را از وب بارگیری کرده اید ، احتمال اینکه یک فایل PDF باشد وجود دارد. هر زمان که فایلی را مشاهده می کنید که با .pdf ختم می شود ، به این معنی است که آن یک فایل PDF است.

چرا از فایل های PDF استفاده میکنیم ؟

به عنوان مثال  شما یک مقاله با استفاده از متن ، تصاویر و نمودارها  در Microsoft Word ایجاد کرده و آن را به عنوان یک پرونده .docx که قالب پیش فرض فایل اسناد Word است ، به اشتراک گذاشتید ،  تا زمانی که هرکسی Microsoft Word را روی رایانه خود نصب نكرده باشد و قالب ها و فونت ها در سیستم میزبان مشابه سیستم شما نباشد ، هیچ تضمینی وجود ندارد كه بتواند مقاله شما را باز كرده و مشاهده كند.  و از آنجا که قرار است اسناد Word ویرایش شود ، ممکن است برخی از قالب بندی ها و متن های سند شما تغییر کند. در مقابل ، فایلهای PDF عمدتا برای مشاهده ، نه ویرایش هستند. یکی از دلایل محبوبیت آنها این است که PDF  می تواند قالب بندی سند را حفظ کند ، که باعث اشتراک گذاری بیشتر آنها می شود و کمک می کند تا در هر دستگاهی یکسان نمایش داده شود.  شما نیز با اشتراک گذاشتن مقاله خود با فرمت PDF میتوانید اطمینان داشته باشید که همه مقاله شما را همانطور که شما می خواهید مشاهده کنند.

بازکردن و مشاهده فایل های PDF

مشاهده یک فایل PDF بسیار ساده است. اکثر مرورگرهای وب مدرن فایلهای PDF را به جای بارگیری در رایانه ، مستقیماً در پنجره مرورگر شما باز می کنند. اگر مرورگر شما قادر به انجام این کارنبود ، باید از شما بخواهد در عوض فایل را بارگیری کنید. در این حالت باید روی لینک فایل کلیک کرده و فایل را دانلود و سپس در کامپیوتر خود آن را مشاهده کنید .

اگریک فایل PDF را فقط یک بار مشاهده می کنید ، معمولاً راحت تر است که آن را در مرورگر وب خود باز کنید. اگر می خواهید بعداً به PDF دسترسی داشته باشید و می خواهید یک نسخه از آن را در رایانه خود ذخیره کنید. این روند بسته به مرورگر وب شما متفاوت خواهد بود ، اما در مثال زیر دکمه ذخیره PDF را می توان در گوشه بالا سمت راست مشاهده کرد.

یکی از نرم افزار های رایگان مشاهده فایل های پی دی اف در کامپیوتر نرم افزار Adobe Reader میباشد که میتواند امکانات کاملی در رابطه با مشاهده فایل های pdf در اختیار شما قرار دهد